Responsable RGPD
Nom de la société Mertens Plastique
Adresse Rue des Waides 3
Complément d’adresse
Code postal 4890
Localité Thimister-Clermont
Pays Belgium
Identifiant national société
Numéro de TVA intracommunautaire BE0456115378
Nom et prénom du gérant Pitance Benoît
Nom et prénom du responsable RGPD Pitance Benoît
Email benoit.pitance@mertensplastique.be
Téléphone fixe +32 87 35 25 02
Téléphone mobile
Fonction Administrateur délégué
Sources de données
Site Internet: Oui
Si oui adresse du formulaire du site: https://www.mertensplastique.be/
Si oui adresse des informations légales / protection vie privée / charte RGDP:  https://www.mertensplastique.be/rgpd/
Site e-commerce: Non
Si oui adresse du site:
Si oui adresse des informations légales / protection vie privée / charte RGDP: 
Portail de support client: Non
Si oui adresse du site:
Si oui adresse des informations légales / protection vie privée / charte RGDP: 
Contact téléphonique: Non
Si oui numéro de téléphone:
Si oui adresse charte protection vie privée / charte RGDP: 
Contact email: Non
Si oui depuis quel nom de domaine email:
Si oui adresse charte protection vie privée / charte RGDP: 
Inscription newsletter: Non
Si oui adresse du formulaire:
Si oui adresse des informations légales / protection vie privée / charte RGDP: 
Location de base de contacts: Non
Si oui coordonnée du fournisseur:
Si oui déclaration de conformité GRPD du fournisseur: 
Linkedin: Oui
Si oui depuis quel profil: https://www.linkedin.com/company/mertens-plastique/
Facebook: Non
Si oui depuis quel profil:
Twitter: Non
Si oui depuis quel profil:
Viadeo: Non
Si oui depuis quel profil:
Google+: Non
Si oui depuis quel profil:
Autre source:  Non
Description :
Autre source:  Non
Description :
Autre source:  Non
Description :
Stockage des données
Logiciel CRM: Oui
Si oui, nom du logiciel CRM: Simple CRM
Si oui les données sont-elles cryptées:  Oui
Existe-il une gestion des droits des accès: Oui
Existe-il une gestion des droits d’export des données:  Oui
Existe-il une possibilité de mettre en sommeil les données: Oui
Avez-vous une traçabilité de toutes les mises à jour des données: Oui
Avez-vous la possibilité d’effacer définitivement les données: Oui
Avez-vous la possibilité d’effacer les backups du CRM:  Oui
Avez-vous la possibilité d’exporter toutes les informations liée à un contact: Oui
Logiciel ERP: Oui
Si oui, nom du logiciel ERP: Synchrosoft
Si oui les données sont-elles cryptées:  Oui
Existe-il une gestion des droits des accès: Oui
Existe-il une gestion des droits d’export des données:  Oui
Existe-il une possibilité de mettre en sommeil les données: Oui
Avez-vous une traçabilité de toutes les mises à jour des données: Oui
Avez-vous la possibilité d’effacer définitivement les données: Oui
Avez-vous la possibilité d’effacer les backups de l’ERP:  Oui
Avez-vous la possibilité d’exporter toutes les informations liée à un contact: Oui
Logiciel email Outlook: Oui
Logiciel email Thunderbird: Non
Logiciel email Mail Mac: Non
Webmail Google/GSuite: Non
Webmail Office365: Non
Webmail Live: Non
Webmail OVH: Non
Webmail Gandi: Non
Webmail 1and1: Non
Infrastructure Microsoft Exchange: Non
Email autre service :
Email autre service :
Email autre service :
Logiciel Comptable: Oui
Si oui, nom du logiciel Comptable: Horus
Si oui les données sont-elles cryptées:  Oui
Existe-il une gestion des droits des accès: Oui
Existe-il une gestion des droits d’export des données:  Oui
Existe-il une possibilité de mettre en sommeil les données: Oui
Avez-vous une traçabilité de toutes les mises à jour des données: Oui
Avez-vous la possibilité d’effacer définitivement les données: Oui
Avez-vous la possibilité d’effacer les backups du logiciel comptable:  Oui
Avez-vous la possibilité d’exporter toutes les informations liée à un contact: Oui
Logiciel de mass mailing/newsletter: Non
Si oui, nom du logiciel newsletter:
Existe-il une gestion des droits des accès: Non
Existe-il une gestion des désiscriptions: Non
Vos employés stockent-ils des données de contact dans des fichiers type Excel: Oui
Vos employés stockent-ils des données de contact dans des fichiers type Word: Non
Vos employés stockent-ils des données de contact dans d’autres types de fichier: Non
Vos employés stockent-ils des données de contact dans des téléphones: Oui
Existe-t-il d’autre forme de stockage: Non
Stockez-vous des données sur des backup disque dur/bande magnétique/DVD: Non
Stockez-vous des données sur serveur complémentaire: Non
Structure des données
Table Champ Raison du stockage Politique de rétention Explication complémentaire si nécessaire
Contact Civilité Identification + contractualisation de la relation Donnée stockée pour toujours en accord avec le client via approbation
Contact Nom Identification + contractualisation de la relation Donnée stockée pour toujours en accord avec le client via approbation
Contact Prénom Identification + contractualisation de la relation Donnée stockée pour toujours en accord avec le client via approbation
Contact Rue Identification + contractualisation de la relation Donnée stockée pour toujours en accord avec le client via approbation
Contact Complément d’adresse Identification + contractualisation de la relation Donnée stockée pour toujours en accord avec le client via approbation
Contact Code postal Identification + contractualisation de la relation Donnée stockée pour toujours en accord avec le client via approbation
Contact Localité Identification + contractualisation de la relation Donnée stockée pour toujours en accord avec le client via approbation
Contact Pays Identification + contractualisation de la relation Donnée stockée pour toujours en accord avec le client via approbation
Contact Tél mobile Identification + contractualisation de la relation Donnée stockée pour toujours en accord avec le client via approbation
Contact Tél fixe Identification + contractualisation de la relation Donnée stockée pour toujours en accord avec le client via approbation
Contact Email perso Identification + contractualisation de la relation Donnée stockée pour toujours en accord avec le client via approbation
Contact Skype Identification + contractualisation de la relation Donnée stockée pour toujours en accord avec le client via approbation
Contact Fax Identification + contractualisation de la relation Donnée stockée pour toujours en accord avec le client via approbation
Contact Site web Identification + contractualisation de la relation Donnée stockée pour toujours en accord avec le client via approbation
Contact Note Identification + contractualisation de la relation Donnée stockée pour toujours en accord avec le client via approbation
Contact Centres d’intérêt Identification + contractualisation de la relation Donnée stockée pour toujours en accord avec le client via approbation
Contact Facebook Identification + contractualisation de la relation Donnée stockée pour toujours en accord avec le client via approbation
Contact LinkedIn Identification + contractualisation de la relation Donnée stockée pour toujours en accord avec le client via approbation
Contact Twitter Identification + contractualisation de la relation Donnée stockée pour toujours en accord avec le client via approbation
Contact Viadeo Identification + contractualisation de la relation Donnée stockée pour toujours en accord avec le client via approbation
Contact Réf externe Identification + contractualisation de la relation Donnée stockée pour toujours en accord avec le client via approbation
Contact Date de naissance Identification + contractualisation de la relation Donnée stockée pour toujours en accord avec le client via approbation
Lien contact-société Fonction Identification + contractualisation de la relation Donnée stockée pour toujours en accord avec le client via approbation
Lien contact-société Email pro Identification + contractualisation de la relation Donnée stockée pour toujours en accord avec le client via approbation
Lien contact-société Tél mobile pro Identification + contractualisation de la relation Donnée stockée pour toujours en accord avec le client via approbation
Lien contact-société Tél fixe pro Identification + contractualisation de la relation Donnée stockée pour toujours en accord avec le client via approbation
Définition des méthodologies
Décrivez comment les données sont mise à jour et pourquoi vous les mettez à jour:
Les données sont mises à jour par nos collaborateurs dans le cadre de leur travail quotidien. Chaque modification est stockée dans Simple CRM, ce qui permet une traçabilité totale des modifications. L’historique des modifications est directement accessible depuis le bouton « Historique des modifications » présent dans les fiches de contact ou depuis le module d’historisation nommé « Actualité Simple CRM ».
Décrivez comment, en cas de demande de consultation des données d’un citoyen de l’UE, vous allez procéder afin de répondre à sa demande:
Pour cela, le responsable RGPD de l’entreprise doit aller dans le module « Export RGPD » présent dans le module RGPD de Simple CRM. Il va ensuite chercher le contact puis demander à Simple CRM de générer un export RGPD qu’il transmettra à la personne de contact. Cet export contient toutes les données stockées à propos de cette personne.
Décrivez comment, en cas de demande d’effacement des données d’un citoyen de l’UE, vous allez procéder afin de répondre à sa demande:
Je vais réaliser cet effacement grâce au module RGPD de Simple CRM prévu à ce effet, qui va complètement anonymiser la fiche du contact, tout en me permettant de conserver le documents légaux comme les factures.